Muitas vezes, a existência de um formato lógico de carta de apresentação facilita a apresentação da sua argumentação e o relato da sua história.
O formato de uma carta de apresentação de um assistente administrativo deve conter os seguintes elementos:
O formato da carta de apresentação de um assistente administrativo deve descrever todo um quadro geral da forma como facilita a vida dos administradores. É fácil qualificar-se de "útil" mas muito mais difícil de descrever pormenorizadamente a forma como realiza várias tarefas com desenvoltura, compreende a forma de trabalhar daqueles a quem reporta e está ansioso por aprender as especificidades da indústria. A amostra da carta de apresentação no final deste parágrafo ilustra bem esta abordagem.
O abrangente guia de cartas de apresentação contém conselhos mais gerais sobre como proceder à compilação de cartas de apresentação, mas abaixo vai encontrar conselhos específicos sobre como maximizar a eficiência de cada parágrafo e secção específica da carta.
Prezada Sra. Paz,
Desde a infância que gosto bastante de fazer imensas coisas ao mesmo tempo.
Quando um funcionário da Império precisa de assistência administrativa, deve saber que não só irá cumprir o que ele solicitou, mas que o fará ao mais alto nível.
Isso requer excelentes competências organizacionais, agilidade mental e atenção particular durante as tarefas.
Nos meus cinco anos de experiência administrativa, nunca falhei um prazo e sempre recebi boas avaliações da qualidade do meu trabalho. Assistentes administrativos devem cumprir o que lhes é pedido e fazê-lo da melhor maneira.
Você espera que os seus assistentes administrativos estejam familiarizados com a mais recente tecnologia, utilizem os métodos de comunicação mais avançados e organizem o seu tempo de modo a que possam ser úteis ao maior número de pessoas. O meu blogue semanal sobre produtividade tem 5.500 subscritores, o que significa que as mais recentes ideias e práticas não me são estranhas.
Cinco anos de experiência em administração fazem de mim o candidato perfeito:
Os dias agitados deixam-me com um sorriso na cara. Quando as tarefas chegam a mim em grande quantidade e com rapidez, não deixo nada por fazer, a menos que eu saiba que dei o meu melhor. No meu papel como assistente administrativo, a adoção de uma atitude de serviço em primeiro lugar para com todos aqueles com quem trabalho, ajuda-me a tornar os seus dias de trabalho mais bem sucedidos, preenchendo as lacunas.
Se eu tiver as competências para fazer um excelente trabalho, não há tarefa que eu não assuma. Se eu não possuir as competências, então vou aprendê-las ou solicitar a ajuda de outra pessoa.
Se lhe parecer que posso fazer a diferença para a sua família na Império, ficar-lhe-ia grato se considerasse a minha candidatura. Espero ser uma mais-valia e uma adição confiável à vossa equipa administrativa.
Melhores cumprimentos,
Rodrigo Lobo
No passado, o cabeçalho desempenhava um papel importante no que respeita ao endereçamento formal das cartas de apresentação enviadas por correio. Atualmente, a maioria das candidaturas é feita online, pelo que o objetivo principal do cabeçalho é identificar o documento como seu. Em muitas empresas de grande dimensão, uma carta de apresentação pode passar de secretária em secretária. É importante que o seu cabeçalho transmita as informações necessárias, como o seu nome, número de telefone e outros detalhes de contacto, de modo a que o responsável pelo recrutamento possa entrar rapidamente em contacto.
O objetivo do cabeçalho da carta de apresentação: Inclua os detalhes de contacto importantes. Capte a atenção para a carta em si e torne-a memorável para o responsável pela contratação.
A saudação é uma frase curta, mas é uma das mais importantes para mostrar que compreende o tom profissional do seu potencial empregador. Regra geral, se não tiver a certeza do tom a adotar, o melhor é jogar pelo seguro com uma saudação mais formal, incluindo a utilização do apelido do responsável pela contratação (se o souber). Contudo, existem casos em que uma saudação mais casual pode mostrar que percebeu o ambiente de trabalho e que se adaptaria bem. Em geral, saudações como "Olá" ou "Viva" funcionam muito melhor quando a carta de apresentação está a ser enviada no corpo de um e-mail.
O objetivo da saudação da carta de apresentação: Comece a sua carta com uma mensagem respeitosa, que reconheça o tom profissional da empresa.
Prezada Sra. Paz,
Como assistente administrativo, algumas das suas competências principais deverão ser uma excelente comunicação e um eficiente atendimento ao cliente. Pode demonstrar tais características logo no topo da sua carta, apresentando-se de uma forma amistosa e chamativa. Nenhuma abordagem funciona para todas as pessoas, mas uma história profissional pertinente ou outra declaração forte podem ser um tema que guie o leitor ao longo do resto da carta. Para além disso, estará muito à frente de outros candidatos que optaram por expressar vagamente o seu interesse na vaga XYZ.
O objetivo da introdução da carta de apresentação: Capte a atenção do leitor com uma forte e interessante afirmação principal, que vai fluindo para o corpo da carta.
Desde a infância que gosto bastante de fazer imensas coisas ao mesmo tempo.
Descreve inteligentemente a multitarefa e a paixão por ela. Esta frase transmite uma ideia do que está para vir e apresenta a personalidade do seu autor.
O corpo é a essência da sua carta. É a sua oportunidade de mergulhar nas suas maiores realizações, motivações e competências. O seu objetivo deve ser o de mostrar os seus sucessos por meio de exemplos rápidos que expliquem a situação em questão, a ação que tomou e a mudança positiva que resultou disso. É a sua oportunidade de expor as áreas do seu currículo que não captam totalmente a sua determinação ou as suas capacidades. Lembre-se apenas de manter o dinamismo e incluir apenas a quantidade certa de informação para que o responsável pela contratação tenha interesse em falar consigo para saber mais. A parte central abaixo da amostra da carta de apresentação utiliza informações específicas que reforçam as suas pretensões.
Quando um funcionário da Império precisa de assistência administrativa, deve saber que não só irá cumprir o que ele solicitou, mas que o fará ao mais alto nível. Isso requer excelentes competências organizacionais, agilidade mental e atenção particular durante as tarefas. Nos meus cinco anos de experiência administrativa, nunca falhei um prazo e sempre recebi boas avaliações da qualidade do meu trabalho. Assistentes administrativos devem cumprir o que lhes é pedido e fazê-lo da melhor maneira.
Você espera que os seus assistentes administrativos estejam familiarizados com a mais recente tecnologia, utilizem os métodos de comunicação mais avançados e organizem o seu tempo de modo a que possam ser úteis ao maior número de pessoas. O meu blogue semanal sobre produtividade tem 5.500 subscritores, o que significa que as mais recentes ideias e práticas não me são estranhas.
Cinco anos de experiência em administração fazem de mim o candidato perfeito:
Os dias agitados deixam-me com um sorriso na cara. Quando as tarefas chegam a mim em grande quantidade e com rapidez, não deixo nada por fazer, a menos que eu saiba que dei o meu melhor. No meu papel como assistente administrativo, a adoção de uma atitude de serviço em primeiro lugar para com todos aqueles com quem trabalho, ajuda-me a tornar os seus dias de trabalho mais bem sucedidos, preenchendo as lacunas.
Se eu tiver as competências para fazer um excelente trabalho, não há tarefa que eu não assuma. Se eu não possuir as competências, então vou aprendê-las ou solicitar a ajuda de outra pessoa.
O objetivo do corpo da sua carta de apresentação: Entre nos pormenores das suas experiências mais interessantes, aborde as suas estratégias de resolução de problemas, mostre os seus pontos fortes e o seu estilo de trabalho.
Vai querer terminar a sua carta com uma mensagem positiva, que responda de forma eficaz à pergunta do leitor: “Que valor agrega esta pessoa à minha empresa?” Um aspeto essencial da conclusão é o apelo à ação. Esta mensagem convida o responsável pela contratação a entrar em contacto e pode até incluir as suas informações de contacto, se assim o entender. Vai querer apresentar-se como bem-disposto e confiante, mas sem parecer intrometido. Termine então a carta com uma despedida profissional. “Atenciosamente”, “Cumprimentos” e “Melhores Cumprimentos” funcionam bem numa grande variedade de indústrias.
Se lhe parecer que posso fazer a diferença para a sua família na Império, ficar-lhe-ia grato se considerasse a minha candidatura. Espero ser uma mais-valia e uma adição confiável à vossa equipa administrativa.
Melhores cumprimentos,
Rodrigo Lobo
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