O melhor formato para uma carta de apresentação administrativa
Organização é uma das características distintivas dos profissionais administrativos, por isso mostre os seus talentos com uma carta de apresentação bem formatada. A sua carta de apresentação deve conter:
- O cabeçalho da carta de apresentação
- A saudação
- A introdução da carta de apresentação
- Os parágrafos centrais (corpo)
- O parágrafo final da sua carta de apresentação (conclusão e apelo à ação)
Embora estas secções sejam norma, o que coloca nelas não é. Antes de começar, tenha em conta cada empresa a que pretende candidatar-se. Familiarize-se com a sua cultura e missão. Descubra com quantas pessoas vai trabalhar, se possível. Toda esta informação irá servir de guia quanto ao tom escolhido e à mensagem que deseja transmitir.
Cartas de apresentação são documentos personalizados
O que queremos dizer com isso? Na verdade não irá criar uma carta, mas muitas variações. Porquê? Por dois motivos fundamentais:
- Cada trabalho é diferente, e cada carta de apresentação administrativa deve refletir isso mesmo
- É necessário ter em conta o ATS (Sistema de Seguimento de Candidatos) em cada fase da candidatura e não apenas no currículo, por isso utilize também as palavras-chave e frases na sua carta.
O guia abrangente da carta de apresentação é uma excelente fonte de conselhos gerais sobre como escrever cartas de apresentação, mas o resto deste texto aprofunda o conteúdo de cada parágrafo e a melhor forma de o redigir.
O exemplo de carta de apresentação administrativa que se segue apresenta uma ideia geral de como criar a sua própria candidatura:
Cara Sra. Marques,
Como assistente administrativo na área jurídica, estou familiarizado com a natureza exigente da função. Estou a trabalhar com vista a obter as minhas qualificações de assistente jurídico e gosto de me envolver em todos os aspectos relacionados com a prática. O cargo por tempo determinado seria o ideal para conciliar com os meus estudos.
Nos últimos anos trabalhei como Assistente Administrativo em dois escritórios muito movimentados, tendo recorrido aos meus pontos fortes para garantir um excelente apoio em todas as frentes ao pessoal do escritório. Empenho-me particularmente no cumprimento das tarefas administrativas para assegurar o bom funcionamento dos escritórios.
O meu entusiasmo pela organização foi o que me levou a seguir uma carreira na área administrativa, e a minha sede de conhecimento faz com que queira envolver-me de todas as formas. Saiba que compreendo o papel crucial de um Assistente Administrativo; as suas equipas jurídicas precisam de alguém que compreenda as especificidades dos processos jurídicos.
Aguardo com entusiasmo a oportunidade de uma entrevista e de compreender as suas expectativas para o papel. Ficarei a aguardar o seu contacto.
Atenciosamente,
João Sousa
Cabeçalho da carta de apresentação
Tire o máximo partido do único elemento de design da sua carta de apresentação administrativa. Os funcionários administrativos devem ter sempre uma apresentação "fresca" no escritório. Um cabeçalho limpo e atraente ajuda-o a construir essa imagem à primeira vista.
Trata-se de um elemento extra do cabeçalho, cujo objetivo principal é a apresentação das suas informações de contacto. Esta secção deve conter o seu nome, endereço de correio eletrónico e o número de telefone de contacto mais adequado.
Apesar de pretender criar uma imagem memorável com o cabeçalho, certifique-se acima de tudo de que este é legível. Não queremos quaisquer obstáculos ao seu objetivo. Está a escrever esta carta para conseguir uma entrevista, portanto deverá facilitar aos recrutadores a marcação de uma entrevista consigo.
Esteja disponível para uma entrevista telefónica ou videochamada. Prepare-se da mesma forma que o faria para uma entrevista presencial. O bom de uma entrevista telefónica é que não precisa de usar roupa formal e pode ter algumas notas à sua frente como lembretes.
O objetivo desta secção: Estabelecer as bases da sua imagem como profissional organizado e certificar-se de que as suas informações de contacto estão em primeiro plano.
Saudação da carta de apresentação
Embora a saudação da sua carta de apresentação administrativa sejam algumas palavras, elas são importantes. Porquê? As pessoas gostam de ser abordadas pelo seu nome. “O nome de uma pessoa é, para essa pessoa, o som mais agradável e importante em qualquer língua”, disse um dia Dale Carnegie, guru de desenvolvimento pessoal e de formação empresarial.
Por isso, deve começar por usar o nome do responsável pela contratação ou do seu futuro patrão, caso consiga descobri-lo. A menos que tenha a certeza de que é apropriada uma saudação casual como "Olá", mantenha o registo mais formal: “Caro Sr./Sra. Apelido”, verificando muito bem se a ortografia e título estão corretos.
Não sendo possível descobrir o nome da pessoa responsável pela contratação, “A quem possa interessar” é suficiente. “Cara equipa de _____” é aceitável se souber que se encaixa na cultura da empresa.
O exemplo de texto de carta de apresentação que se segue usa “Caro Sr. / Sra.
Apelido”, uma vez que é difícil enganar-se com essa saudação tradicional.
Objetivo da saudação da carta de apresentação: Faça o esforço adicional necessário para chamar a atenção do responsável pela contratação, aprendendo e utilizando o seu nome.
Cara Sra. Marques,
Introdução da carta de apresentação
O papel desempenhado pelo pessoal administrativo está sempre a mudar. Os assistentes de Inteligência Artificial (IA) já conseguem executar alguns trabalhos que antes eram feitos manualmente. Uma carta de apresentação administrativa sólida usa a introdução para destacar o que pode fazer que a IA não consegue.
Acompanhamento do cliente, capacidades de programação, lidar com as personalidades e prioridades no escritório e até mesmo interpretar dados informáticos são capacidades que a IA não pode fazer, salienta a FastFuture. Concentre a sua introdução nestas tarefas mais complexas e demonstre que aprende e evolui para o papel do futuro. Deve apenas responder à pergunta: “Porque devo contratá-lo?”, deixando claro que o seu valor vai bem além de atender telefones ou agendar reuniões.
Caso não consiga aqui convencer o recrutador de que será uma grande adição à equipa, não conseguirá passar esta fase.
O objetivo da introdução da carta de apresentação: Realce as competências de alto nível que fazem de si uma verdadeira mais-valia para a empresa.
Como assistente administrativo na área jurídica, estou familiarizado com a natureza exigente da função. Estou a trabalhar com vista a obter as minhas qualificações de assistente jurídico e gosto de me envolver em todos os aspectos relacionados com a prática. O cargo por tempo determinado seria o ideal para conciliar com os meus estudos.
Corpo da carta de apresentação administrativa:
Conseguiu impressioná-los com a sua mensagem principal, tendo agora o espaço para sustentar essa mensagem com exemplos marcantes da sua carreira. Explique por que razão quer este trabalho em particular, usando em seguida os êxitos da sua carreira para mostrar exatamente como não só manterá o escritório a funcionar perfeitamente, como também irá melhorar os processos e assumir novas tarefas.
Ao compilar os seus melhores momentos da sua carreira, certifique-se de que estes refletem os tempos em que 25 tarefas tinham de ser concluídas em 5 minutos ou o escritório iria explodir! Pronto, talvez isso seja um exagero (talvez não), mas pretende demonstrar que consegue lidar com as situações mais difíceis com desembaraço.
Usar pontos é uma excelente forma de destacar vários sucessos importantes: Poupam espaço (podendo omitir frases desnecessárias como “Na minha posição mais recente consegui” e saltar imediatamente para dentro a sua palavra de ação) e quebram grandes blocos de texto.
Tente mostrar a sua personalidade tanto com as histórias que escolhe como com a linguagem que utiliza. Lembre-se também que o corpo da sua carta lhe dá espaço para acrescentar detalhes e informações que não cabiam no seu currículo.
Leia o exemplo de texto da carta de apresentação abaixo para ver uma forma de o conseguir.
O objetivo do corpo da sua carta de apresentação: Consolide a impressão que o recrutador tem de si como sendo uma pessoa multifacetada que se mantém calma sob pressão, e revele um pouco da sua personalidade.
Nos últimos anos trabalhei como Assistente Administrativo em dois escritórios muito movimentados, tendo recorrido aos meus pontos fortes para garantir um excelente apoio em todas as frentes ao pessoal do escritório. Empenho-me particularmente no cumprimento das tarefas administrativas para assegurar o bom funcionamento dos escritórios.
O meu entusiasmo pela organização foi o que me levou a seguir uma carreira na área administrativa, e a minha sede de conhecimento faz com que queira envolver-me de todas as formas. Saiba que compreendo o papel crucial de um Assistente Administrativo; as suas equipas jurídicas precisam de alguém que compreenda as especificidades dos processos jurídicos.
Como terminar uma carta de apresentação administrativa (conclusão e despedida)
Uma carta de apresentação administrativa memorável termina com um crescimento que não deixe dúvidas na mente do recrutador de que merece esta entrevista. Demonstre confiança de que conseguirá manter o escritório sob controlo e que facilitará a vida de trabalho de todos aqueles que apoia.
Reitere o motivo pelo qual é a pessoa certa para o cargo. Em seguida, acrescente um toque mais pessoal. Tente detalhar o motivo pelo qual quer trabalhar para a empresa (não prejudica elogiar-se um pouco, mas não exagere) ou aproveite para expressar a satisfação que obtém de um trabalho bem feito. Deixe algumas coisas por dizer, que poderão futuramente ser ótimas perguntas para a sua entrevista.
Termine com um pedido respeitoso de entrevista e termine com " Atenciosamente" ou “Melhores cumprimentos”.
O objetivo desta parte: Relembre ao recrutador a razão pela qual é um excelente candidato e solicite uma entrevista.
Aguardo com entusiasmo a oportunidade de uma entrevista e de compreender as suas expectativas para o papel. Ficarei a aguardar o seu contacto.
Atenciosamente,
João Sousa
Palavras-chave
- Carta de apresentação para administrativo
- Exemplo de Carta de apresentação para administrativo
