Melhor formato para uma carta de apresentação de rececionista
O formato da sua carta de apresentação para rececionista deve incluir os elementos seguintes:
- O cabeçalho da carta de apresentação
- A saudação
- A introdução
- Corpo da carta de apresentação
- A conclusão
- A assinatura.
Poderá obter informações ainda mais detalhadas sobre cada uma destas secções, bem como exemplos gratuitos de frases, neste guia completo sobre cartas de apresentação.
Cabeçalho da carta de apresentação
A função principal do cabeçalho da sua carta de apresentação de rececionista é simples, mas fundamental: garantir que todas as pessoas que interagem com o documento sabem que lhe pertence.
No caso raro de ter de enviar uma candidatura por correio, deverá incluir no topo do documento um cabeçalho de carta formal. No entanto, para as candidaturas online, deve reservar o cabeçalho apenas para as informações essenciais, nomeadamente o seu nome, número de telefone e outros dados de contacto. Desta forma, independentemente da pessoa que ler a sua carta, ela saberá como entrar em contacto consigo.
O objetivo do cabeçalho da carta de apresentação: Mantenha o seu nome e as suas informações de contacto facilmente acessíveis ao responsável pela contratação, acrescentando um toque profissional e uma formatação adequada.
Saudação da carta de apresentação
Embora só tenha umas palavras, a saudação da sua carta de apresentação estabelece o tom para toda a carta. Como rececionista, a sua saudação pode mudar consoante o setor em questão. Poderá basear-se na linguagem da própria empresa para avaliar o grau de casualidade a adotar, mas recomendamos que opte pelo lado do profissionalismo caso não tenha a certeza. "Caro" seguido de uma saudação e do apelido é a saudação mais universal. "Olá" ou "Oi" pode ser adequado para empresas com um ambiente mais casual ou juvenil, especialmente se a sua carta de apresentação for enviada no corpo de um e-mail.
O objetivo da saudação da carta de apresentação: Abordar o leitor de uma forma educada e respeitosa e estabelecer o tom para o resto da carta.
Caro Sr. Fonseca,
Introdução da carta de apresentação
Uma boa introdução pode fazer a diferença entre uma carta de apresentação de rececionista que lhe vai valer um emprego e uma que vai parar ao lixo. Este é o melhor momento para chamar a atenção do seu leitor e incentivá-lo a continuar. Poderá optar por uma história engraçada ou outra mensagem estimulante, mas o importante é captar a atenção e estabelecer o seu tom profissional.
O objetivo da introdução da carta de apresentação: Introduzir a sua carta de forma convincente e cativante, que incentive o leitor a continuar a ler o corpo da carta.
Caro Sr. Fonseca,
Tendo trabalhado como rececionista em part-time na área das relações públicas nos últimos três anos, compreendo que todas as campanhas se iniciam com uma ligação emocional.
Corpo da carta de apresentação
O corpo da carta de apresentação de rececionista pode ser uma das partes mais difíceis de escrever, mas não precisa de ser assim. O ideal é dividir o corpo da carta em duas partes.
Na primeira parte, fale dos seus sucessos e realizações anteriores, bem como da forma como a sua visão e competências o levaram onde chegou. Em cada exemplo, o acrónimo STAR é útil para recordar este método de apresentação: a situação, a tarefa, a sua ação e o resultado positivo obtido.
Na segunda parte do corpo da carta de apresentação, refira os seus pontos mais fortes no que diz respeito ao cargo em causa. Nesta parte, pode falar sobre a sua capacidade de agregar valor ao potencial empregador.
O objetivo do corpo da carta de apresentação: Destacar as suas maiores realizações, juntamente com as suas principais competências e traços de personalidade relacionados com a função específica de rececionista a que se está a candidatar.
Assim que alguém entra nos nossos escritórios, é meu dever garantir que o estado de espírito criativo dessa pessoa não se perde por causa de uma sala de reuniões marcada duas vezes, de uma chamada mal encaminhada ou de uma atitude apática. Se possível, tento não perturbar essa criatividade, mantendo uma conversa agradável e sem políticas, ou transmitindo uma opinião honesta sobre a mais recente sugestão publicitária.
A minha função consiste em contribuir para que as ideias continuem a fluir, prestando uma assistência profissional e eficiente, sempre que possível. Digito a 90 ppm, estou habituada a encaminhar mais de 250 chamadas por dia e a receber até 80 pessoas diariamente com uma atitude calorosa e acessível.
Numa receção, nunca se sabe ao certo o que nos pode vir a ser pedido. Tendo em conta o meu objetivo profissional de entrar na profissão de relações públicas após os estudos, sempre que possível faço um esforço adicional:
- Organizei alojamento e viagens para 60 viagens de imprensa (mais de 40 jornalistas de cada vez)
- Reuni artigos de imprensa diários de 35 agências informativas, de acordo com o necessário para preparar apresentações a clientes.
- Fiz a gestão de calendários editoriais, de conferências e de comunicados de imprensa e atualizei a base de dados.
- Coordenei a contribuição dos funcionários para as plataformas de redes sociais e acompanhei o seu envolvimento.
As pessoas que passam pela minha área de receção (ou telefonam) são a minha prioridade absoluta durante todo o tempo que precisarem de mim, mas acredito que uma rececionista de RP pode fazer mais.
Conclusão e assinatura da carta de apresentação
Depois de ter a certeza de que acabou a secção do corpo do texto, provavelmente vai ter vontade de terminar a carta com algo do género "Por isso, contrate-me!". Não faça isso. Não funciona, garantimos.
No entanto, existe uma forma profissional de encerrar a sua carta de apresentação, incentivando a entidade empregadora a entrar em contacto consigo. É o chamado apelo à ação. Uma ou duas frases convidam os empregadores a continuar a conversa e apresentam-lhes uma forma de entrar em contacto. Pode até mesmo agradecer a consideração ou assinar simplesmente com "Atenciosamente", "Muito obrigado" ou "Com os melhores cumprimentos". Certifique-se apenas de que mantém o tom profissional do princípio ao fim.
O objetivo da conclusão da carta de apresentação: transmitir o seu entusiasmo pelo emprego de rececionista e pela empresa, criando um apelo eficaz à ação, terminando com uma nota positiva e profissional.
Há muito que acompanho o sucesso da E-Revista RP nas redes sociais e gostaria de ter a oportunidade de ter uma entrevista para analisar se temos essa ligação especial. Sinto que talvez tenhamos.
Melhores cumprimentos,
Teresa Barreto
